Bedrijven kiezen er steeds vaker voor om voor specifieke opdrachten op flexibele basis een beroep te doen op specifieke expertise. Op moderne werkplekken vind je steeds meer freelancers of externe consultants die nauw samenwerken met vaste medewerkers. Denkt u er ook over om met een freelancer of externe consultant te gaan werken? Investeer dan in een goede onboarding. Dit vergroot de betrokkenheid van uw externe consultant, stimuleert een optimale samenwerking en komt uw projecten alleen maar ten goede. Op basis van verschillende bronnen, zoals NextConomy,eLearning Industry & Crosscast, hebben we geprobeerd een complete checklist op te stellen om uw bedrijf voor te bereiden om met externe consultants, zoals freelancers, aan de slag te gaan.

‍

1) Stel duidelijke verwachtingen

Volgens eLearning Industry is een van de voordelen van freelancen dat je je eigen schema kunt bepalen en flexibele uren kunt werken. Dat komt misschien niet overeen met wat jij als klant in gedachten had, vooral als je in verschillende tijdzones werkt. Voorbeelden van verwachtingen die een klant zou kunnen verwachten:

- Hoeveel uur of dagen per week verwacht u dat de consultant beschikbaar is voor opdrachten?

- Wilt u dat de consultant op kantoor aanwezig is of is het ook mogelijk om op afstand te werken?

- Welk resultaat verwacht je en wanneer?

2) Geef uw adviseur een warm welkom

Stuur een e-mail met praktische afspraken voor de eerste werkdag. Consultants die vooraf een e-mail ontvangen, voelen zich meer welkom. Ze zullen met meer enthousiasme aan de nieuwe opdracht beginnen. Leid hen rond in het gebouw, introduceer hen bij relevante stakeholders, ... .

Wanneer u regelmatig met externe consultants samenwerkt, zullen zij uw beste ambassadeur op de markt zijn om goed talent aan te trekken!

3) De belanghebbenden informeren

Begint er binnenkort een consultant? Informeer dan (best op voorhand) alle personen die met hem of haar zullen samenwerken. Volgens Crosscast is goede communicatie essentieel voor een succesvolle samenwerking. Maar ook uw eigen medewerkers willen graag weten waarom u een externe expert hebt ingehuurd.

Geef van tevoren duidelijk aan waarom u tijdelijke versterking in huis haalt, wat werknemers van deze consultant mogen verwachten en wat het gewenste resultaat moet zijn. Dit bespaart u talloze uren die verspild worden aan misverstanden en mogelijke spanningen. Bovendien is iedereen in het team/bedrijf op de hoogte van het nieuwe gezicht in het gebouw (of nu op de Teams call)

4) De adviseur helpen met relevante informatie

Met een consultant haalt u normaal gesproken extra expertise in huis. Dat betekent echter niet dat consultants automatisch weten wat u van hen verwacht. Ga er niet van uit dat een consultant alle nuances van uw bedrijf kent, hoe goed hij ook is voorbereid.

Neem daarom op de eerste dag de tijd om de kernwaarden van uw bedrijf te bespreken. Bespreek uw verwachtingen en leg zo gedetailleerd mogelijk uit welke eisen voor u belangrijk zijn.

Als de opdracht duidelijk is, zult u merken dat een consultant zich sneller inwerkt en binnen de kortste keren zelfstandig aan de slag kan om de opdracht tot een goed einde te brengen. Deze tijdsinvestering op dag 1 zal u op de lange termijn veel tijd besparen.

‍

5) Spreek af hoe je communiceert

Bepaal vooraf welke communicatiestroom een consultant zal volgen om de samenwerking zo efficiënt mogelijk te maken.

- Hoe vaak verwacht u van een consultant dat hij u op de hoogte houdt van zijn vorderingen?

- Wilt u een wekelijks telefonisch consult?

- Geeft u de voorkeur aan dagelijkse e-mails met een overzicht van de voortgang?

- Wanneer wilt u dat hun urenstaten worden ingevuld?

Ga na de eerste dag, na een week en na een maand na hoe het gaat, of de persoon zijn weg al gevonden heeft, of dat er nog bepaalde dingen ontbreken.

Neem de tijd om regelmatig bijeen te komen om verwachtingen, doelstellingen en vorderingen te bespreken. Het is het beste om deze vergaderingen gescheiden te houden van gesprekken over strategie, zodat dit niet aan het eind van een drukke agenda wordt geperst en niet de nodige tijd en aandacht krijgt.

6) Geef ze toegang tot alle relevante platforms/tools

Een intranet, een gedeelde server, toegang tot VPN, Story Chief, Slack, Basecamp, Asana, CRM,OneDrive of Google Drive... "Elk bedrijf gebruikt digitale platforms voor verschillende doeleinden", volgens Crosscast.

Leg aan consultants uit welke platforms je gebruikt en nodig ze uit om aan de slag te gaan. Geef je een consultant volledige rechten op Slack? Of geef je hem of haar toegang tot bepaalde kanalen?

Het werkt meestal het beste als je een consultant genoeg rechten geeft zodat (en) hij ook interne discussies kan zien die niet direct met zijn/haar opdracht te maken hebben. Zo pikt hij het snelst de bedrijfscultuur op.

Neemt u de tijd om een consultant in het begin op te leiden in de digitale tools van uw bedrijf? Dan kan hij of zij het geleverde werk op de juiste manier afleveren. Dit bespaart u op de lange termijn veel tijd en verwarring.

‍

‍